Tony Escobedo
Propuesta formalFormal proposal

Que cada consulta llegue a su clase gratis, y que lo podamos medir. Every inquiry to its free class, and a way to measure it.

Reporte mensual, procesos de comunicación estandarizados (SOPs) y reactivación de la base de contactos para Straight from Spain Academy. Un complemento al puesto de Enrollment Coordinator que hablamos en la entrevista.

Monthly reporting, standardized communication processes (SOPs) and database reactivation for Straight from Spain Academy. An add-on to the Enrollment Coordinator role we discussed in the interview.

ParaFor
María Vargas
EmpresaCompany
Straight from Spain Academy
Preparada porPrepared by
Tony Escobedo
FechaDate
13 de noviembre de 2026November 13, 2026
01

Lo que entendí en la entrevistaWhat I heard in the interview

Straight from Spain Academy es tu proyecto y lo cuidas como tal. Desde 2018 has construido una academia con maestros nativos, más de 3,000 alumnos y un lugar fuerte en Thumbtack, en buena parte porque respondes casi al instante. Hoy estás en un momento de expansión y no puedes seguir haciendo todo tú.

Straight from Spain Academy is your project, and you take care of it that way. Since 2018 you've built a school with native teachers, 3,000+ students and a strong position on Thumbtack, largely because you reply almost instantly. Now you're growing, and you can't keep doing everything yourself.

Lo que buscasWhat you want

  • Que cada lead tenga un seguimiento impecable.
  • Flawless follow-up on every single lead.
  • Que el objetivo de cada conversación sea llevarlo a una clase gratis.
  • Every conversation aimed at getting the lead into a free class.
  • Ver resultados, con métricas claras.
  • Seeing results, with clear metrics.

Lo que hoy te quita tiempoWhat takes your time today

  • Sacar métricas a mano y revisar avances.
  • Pulling metrics by hand and checking progress.
  • Tareas repetitivas que no necesitan a la dueña.
  • Repetitive tasks that don't need the owner.
  • Nunca has tenido una auditoría ni un reporte mensual de cómo se atiende a cada lead.
  • You've never had an audit or a monthly report on how each lead is handled.
02

Lo que observé desde fueraWhat I observed from the outside

Revisé tu sitio y tu presencia pública antes de escribir esto. No tengo acceso a tus datos internos, así que esto son observaciones, no conclusiones. El primer reporte las confirma o las descarta.

I reviewed your website and public presence before writing this. I don't have access to your internal data, so these are observations, not conclusions. The first report will confirm or rule them out.

  1. Tu embudo ya está bien pensadoYour funnel is already well designed

    Test de nivel, clase gratis de 30 minutos sin tarjeta y después el plan. El trabajo no es inventar un proceso nuevo, es que cada lead lo recorra completo y medir dónde se detiene.

    Level test, a free 30-minute class with no card, then the plan. The job isn't to invent a new process. It's to make sure every lead goes all the way through, and to measure where they stop.

  2. Hay dos páginas de clase gratisThere are two free-class pages

    Tu sitio tiene dos páginas de reserva para la misma clase de prueba. Si las dos reciben reservas, las métricas quedan partidas en dos y es más difícil saber qué está funcionando.

    Your site has two booking pages for the same trial class. If both take bookings, your numbers are split in two and it's harder to see what's working.

  3. La confirmación de la clase gratis llega por emailThe free-class confirmation goes out by email

    Así lo indica la página de reserva. Un recordatorio adicional por mensaje o llamada antes de la clase suele ser la diferencia entre una clase agendada y una clase tomada.

    That's what the booking page says. An extra reminder by text or call before the class is often the difference between a class that's booked and a class that actually happens.

  4. Tus leads llegan por muchos canalesYour leads come in through many channels

    Thumbtack, tu sitio, Yelp, newsletter, canal de WhatsApp, guía gratis, tienda de guías y tu libro. Vale la pena saber cuál trae a los alumnos que sí se inscriben, no solo cuál trae más mensajes.

    Thumbtack, your website, Yelp, the newsletter, your WhatsApp channel, the free guide, the study-guide shop and your book. It's worth knowing which one brings the students who actually enroll, not just the most messages.

  5. Tu base de contactos es un activo dormidoYour contact list is a sleeping asset

    Más de 3,000 alumnos desde 2018 y planes válidos por 12 meses. Eso significa exalumnos cuyo plan ya venció, más leads que preguntaron y nunca agendaron. Es gente que ya te conoce.

    3,000+ students since 2018 and plans valid for 12 months. That means former students whose plans have expired, plus leads who asked and never booked. These people already know you.

03

La propuesta: tres piezas que se refuerzanThe proposal: three pieces that work together

El reporte dice qué está pasando. Los SOPs hacen que se haga igual todos los días. La reactivación saca valor de lo que ya tienes. Ninguna sustituye el trabajo diario del puesto: lo vuelven medible y repetible.

The report tells you what's happening. The SOPs make sure it's done the same way every day. Reactivation gets value out of what you already have. None of them replaces the daily work of the role: they make it measurable and repeatable.

A

Auditoría y reporte mensualMonthly audit & report

Una foto clara, cada mes, de cómo se atiende a cada lead y en qué paso se pierden los alumnos.

A clear picture, every month, of how each lead is handled and at which step students drop off.

Entregable: reporte mensual en Google Docs o Sheets, más una revisión corta contigo para decidir los ajustes del mes siguiente.

Deliverable: a monthly report in Google Docs or Sheets, plus a short review with you to decide next month's adjustments.

Lo que mideWhat it measures

  • Embudo completo: consultas, respondidas, clase gratis agendada, asistió, se inscribió.Full funnel: inquiries, replied, free class booked, attended, enrolled.
  • Tiempo de respuesta real contra la meta de 15 minutos.Actual response time against the 15-minute goal.
  • Resultados por canal: Thumbtack, sitio web y los demás.Results by channel: Thumbtack, website and the rest.
  • Por qué no se inscribieron: precio, horario, nivel, edad del alumno, no contestó.Why they didn't enroll: price, schedule, level, student age, no response.

La auditoría de conversacionesThe conversation audit

  • Una muestra de conversaciones del mes, calificada con la misma rúbrica: rapidez, calidez, personalización, invitación clara a la clase gratis y siguiente paso definido.A sample of the month's conversations, scored with the same rubric: speed, warmth, personalization, a clear invitation to the free class and a defined next step.
  • Qué mensajes convirtieron mejor y cuáles conviene cambiar.Which messages converted best and which ones should change.
  • Tres recomendaciones concretas para el mes siguiente.Three concrete recommendations for the following month.
B

SOPs de comunicaciónCommunication SOPs

Tu forma de atender, escrita paso a paso, para que se haga igual sin importar quién esté del otro lado. Si la academia sigue creciendo, el siguiente coordinador arranca con esto.

Your way of handling leads, written step by step, so it's done the same way no matter who's on the other end. As the school grows, the next coordinator starts from here.

Entregable: manual de SOPs en Google Docs. Cada uno con pasos, plantilla del mensaje o guion y criterio de calidad. Partimos de tus plantillas y guiones actuales.

Deliverable: an SOP manual in Google Docs. Each one with steps, a message template or script, and a quality standard. We start from your current templates and scripts.

Procesos a documentarProcesses to document

  • Primera respuesta en Thumbtack en menos de 15 minutos.First reply on Thumbtack in under 15 minutes.
  • Llamada a leads con teléfono y reserva de la clase durante la llamada.Calling leads with a phone number and booking the class during the call.
  • Reserva y confirmación con el maestro el día anterior.Booking and teacher confirmation the day before.
  • Recordatorios al alumno antes de la clase gratis.Reminders to the student before the free class.
  • Si no se conecta: cómo reagendar sin presionar.No-shows: how to reschedule without pressure.
  • Seguimiento después de la clase con calendario fijo hasta la inscripción o un no claro.Post-class follow-up on a set schedule until enrollment or a clear no.
  • Objeciones frecuentes: precio, horario, edad, nivel.Common objections: price, schedule, age, level.
  • Lista de contactos y resumen semanal: cómo se registra cada lead para que el reporte salga solo.Contact list and weekly summary: how every lead is logged so the report almost writes itself.
C

Reactivación de la base de contactosDatabase reactivation

Volver a hablar, con un mensaje distinto para cada grupo, con la gente que ya te conoce y no se ha tocado en un tiempo.

Reaching back out, with a different message for each group, to people who already know you and haven't been contacted in a while.

Entregable: base segmentada, mensajes por segmento en inglés y español, calendario de contactos y resultados incluidos en el reporte mensual.

Deliverable: a segmented list, messages per segment in English and Spanish, a contact schedule, and results included in the monthly report.

Segmentos propuestosProposed segments

Preguntaron y no agendaronAsked but never bookedInvitación directa a la clase gratisDirect invitation to the free class
Agendaron y no se conectaronBooked but didn't showReagendar con un horario nuevoRebook at a new time
Tomaron clase gratis y no compraronTook the free class, didn't buyResolver la objeción que quedóAddress the objection that remained
Exalumnos con plan vencidoFormer students, plan expiredVolver a su nivel con su maestroPick up their level with their teacher
Compraron una guía o el libroBought a guide or the bookDel estudio solo a la claseFrom self-study to a live class
Suscriptores del newsletterNewsletter subscribersPrueba la clase gratisTry the free class

Solo se contacta a quien dio su consentimiento para cada canal, y cada mensaje incluye cómo darse de baja, conforme a las reglas de EE. UU. para llamadas, SMS y email.

We only contact people who gave consent for each channel, and every message includes an opt-out, in line with US rules for calls, texts and email.

04

Calendario de los primeros 90 díasTimeline for the first 90 days

El primer mes no promete cifras: establece la línea base contra la que se mide todo lo demás.

The first month doesn't promise numbers: it sets the baseline everything else is measured against.

Mes 1Month 1

Ordenar y medirOrganize and measure

  • Registro de cada lead desde el primer día.
  • Every lead logged from day one.
  • SOPs críticos: respuesta, llamada, reserva y confirmación.
  • Critical SOPs: reply, call, booking and confirmation.
  • Primer reporte: la línea base.
  • First report: the baseline.
Mes 2Month 2

Completar y reactivarComplete and reactivate

  • Resto de los SOPs y manual completo.
  • Remaining SOPs and the full manual.
  • Segmentación de la base y arranque de la reactivación.
  • List segmentation and reactivation launch.
  • Segundo reporte, comparado con el primero.
  • Second report, compared to the first.
Mes 3Month 3

Ajustar lo que funcionaDouble down on what works

  • Ajuste de mensajes según resultados.
  • Message adjustments based on results.
  • Resultados de la reactivación por segmento.
  • Reactivation results by segment.
  • Tercer reporte con tendencia de 90 días.
  • Third report with a 90-day trend.
05

Inversión y lo que necesito de tiInvestment and what I need from you

$10USD por horaUSD per hour

La misma tarifa acordada para el puesto, pagada a través de Upwork. Las horas de cada pieza las definimos juntos una vez que apruebes el alcance.

The same rate agreed for the role, paid through Upwork. We'll set the hours for each piece together once you approve the scope.

Sin compromiso de largo plazoNo long-term commitment

  • Puedes aprobar las tres piezas o empezar por una.
  • You can approve all three pieces or start with one.
  • Todo lo que se entrega es tuyo: reportes, SOPs, plantillas y listas.
  • Everything delivered is yours: reports, SOPs, templates and lists.
  • Trabajo con tus herramientas actuales. No necesitas contratar nada nuevo para empezar.
  • I work with your current tools. You don't need to buy anything new to get started.

Accesos para arrancarAccess to get started

  • ThumbtackThumbtackAcceso a la bandeja de mensajes.Access to the message inbox.
  • Calendario de reservasBooking calendarPara ver y agendar clases gratis.To view and book free classes.
  • Lista de contactosContact listExportación de alumnos y leads, con su consentimiento por canal.An export of students and leads, with consent per channel.
  • Plantillas y guionesTemplates and scriptsLos que ya usas hoy, como punto de partida.The ones you use today, as a starting point.